Vision 80/20
Calendar Link - Replikera

Rätt information vid rätt tillfälle

Kalenderkopplingen förenklar informationsfl ödet i organisationen och ger telefonist och anställda rätt information vid rätt tillfälle. Kalenderinformationen är ett mycket användbart komplement till den information som telefonisten redan har via hänvisningssystemet. Med den talstyrda tjänsten Auto Attendant kan användarna bland annat göra kalenderbokningar med telefonen och ringa upp kontakter som fi nns tillgängliga i personliga kontakter i MS Outlook.

Stänger/hänvisar anknytning och styr talsvar

När en användare lägger in en kalenderbokning kan anknytningen hänvisas/stängas automatiskt. Användaren väljer själv vilka aktiviteter som stänger anknytningen. Är hänvisningssystemet kopplat till talsvar kan också denna funktion styras av kalenderbokningar. Har du t.ex. meddelandet ”Gått för dagen, åter imorgon kl. 09:00” ändras meddelandet automatiskt nästa dag till ”Åter kl. 09:00” vilket ger rätt besked till inringande personer.

Telefonisten är alltid uppdaterad

Automatisk kalenderreplikering ger telefonisten möjlighet att lämna besked till inringande personer om när den efterfrågade personen finns tillgänglig. Telefonisten ser om personen har flera bokningar och är tillgänglig först under morgondagen, eller om t.ex. två dagar.

Användarnas kalendrar visas i en överskådlig lista eller grafiskbild som liknar kalendern i MS Outlook. Telefonisten kan via den dubbelriktade replikeringen göra bokningar i användarnas kalendrar. Även schemalagda/återkommande aktiviteter hanteras av kalenderkopplingen för MS Exchange.

Information om kollegor

För att se information om kollegor kan man via det webbaserade användargränssnittet ”’Vision 80/20 Informera” söka efter önskad person. Då visas aktuell bokning och hänvisning samt framtida hänvisningar i en lista. Kalenderbokningar kan också visas grafiskt per dag.

Välj vilka bokningar som ska visas

Kalenderkopplingen konfigureras enligt den företagspolicy som ska gälla. Visionutveckling levererar kalenderkopplingen med en förinställning som visar alla kalenderaktiviteter som ”upptagen” vilken också stänger anknytningen. Det finns en mängd olika konfigurationsalternativ för standardinställningar som kan göras för organisationen. Det finns även möjlighet för användarna att ändra inställningar för enskilda aktivteter. Exempelvis att privatbokningar inte ska visas eller att dessa bokningar ej ska stänga/hänvisa anknytningen.

Boka telekonferens eller andra tjänster

Användare kan enkelt boka telekonferens via sitt kalendersystem. Ange telekonferens i kalenderbokningen, inbjudan med telefonnummer och kod skickas sedan automatiskt till de personer som bjudits in. Självklart uppdateras också din egen kalenderbokning med dessa uppgifter. 

Talstyrda tjänster kopplade till kalender

För dig som har Vision 80/20 Auto Attendant fi nns följande funktioner tillgängliga:

Kalender
Ring och få aktiviteten i kalendern uppläst i telefonen. Det går också att boka nya aktivteter röststyrt och bjuda in personer till möten via e-post.

Personlig katalog.
Talstyrd uppringning av personliga kontakter från t.ex. MS Outlook. Bokning. Talstyrd bokning av resurser, möteslokal, bilar med mera som bokas genom kalendern.

Telefonkonferens
Telefonkonferenssystem med talstyrd bokning och inbjudan via e-post och/eller SMS. Möjlighet till inspelning av samtal samt protokollutskrift finns.

E-post
Få e-postmeddelanden upplästa i telefonen. Det går sedan med hjälp av rösten att vidarebefordra, radera eller svara på dem.

Kalendersystem kopplat till Vision 80/20

Stöd finns för följande kalendersystem:

• Lotus Domino/Notes, version 5.05 till 6.5.1
• Novell GroupWise version 7.0.3 och senare. Det krävs även Support pack 3.
• Microsoft Exchange 2000 2003, 2007, 2010 
• FirstClass version 8.0